Se, come molti dei nostri clienti, siete alle prime armi con lo sviluppo di software gestionale custom, avrete qualche domanda su come funziona il tutto.
Consiglio sempre di fare quante più domande possibili prima di iniziare un qualsiasi tipo di progetto.
I progetti di software gestionale custom (compreso lo sviluppo di applicazioni web) spesso iniziano con delle incognite in sospeso. È per questo che i nuovi clienti tendono a optare per un preventivo a prezzo fisso:
Se non avete familiarità con il processo di sviluppo di un software gestionale o di un’applicazione custom,o se non vi sono ancora chiari i requisiti dei vostri utenti target, o ancora se non siete sicuri che il progetto funzioni o che sia fattibile… O per mille altri motivi, fissare i costi del progetto all’inizio vi permette di tranquillizzarvi contro queste incognite.
Un preventivo per un software gestionale costruito con un criterio che non contempla costi variabili o extra, comporta che l’ambito di progetto non cambi nel tempo, quindi a volte le nuove idee devono poi essere abbandonate. In alcuni casi, queste nuove idee potrebbero rendere il progetto più efficace.
Come si fa a cogliere nuove opportunità quando i costi del progetto sono fissi?
Questo articolo illustra alcuni dei pro e dei contro dei preventivi per la realizzazione di un software gestionale custom a prezzo fisso. I preventivi con un prezzo fisso possono essere uno strumento efficace quando si sviluppano applicazioni di piccole dimensioni o software gestionale gestionali custom di portata limitata. Ma un prezzo fisso è davvero la scelta migliore per la realizzazione del vostro progetto?
Cercheremo, qui di seguito, di darvi la nostra opinione, a partire da questi temi:
- perché i progetti di software gestionale con un prezzo fisso hanno bisogno di una specifica dettagliata o rischiano di fallire
- come le aziende di software gestionale affrontano il rischio dei progetti a prezzo fisso
- come gli sprint di sviluppo più brevi possono individuare prima i problemi
- come attenersi a un budget limitato lavorando in ordine di priorità
- altre considerazioni: fiducia dei fornitori, flessibilità, manutenzione e debito tecnico
Perché i progetti di software gestionale a prezzo fisso hanno bisogno di una specifica dettagliata o rischiano di fallire
Come ho detto nell’introduzione, in un progetto di software gestionale possono esserci molte incognite. L’obiettivo principale di qualsiasi preventivo a prezzo fisso è quello di ridurre il rischio finanziario. Quindi, concordare un prezzo fisso per un risultato fisso mantiene le cose chiare. L’obiettivo è sapere esattamente cosa si ottiene e quanto costa il progetto di un software gestionale.
Questo potrebbe sorprendere, ma i dati dicono quanto segue:
- buona parte dei progetti di software gestionale viene cancellato prima di essere completato;
- metà dei progetti supera il budget di quasi il doppio dell’importo originale;
- solo una piccola parte dei progetti di software gestionale viene completato entro i termini e il budget previsti
- la maggior parte dei progetti di software gestionale fallisce prima di essere completata;
- metà del tempo dedicato al progetto consiste nel rielaborarlo;
- in pochi casi, alla fine del progetto, si conferma che i requisiti erano allineati con il business;
- nella maggior parte dei casi i clienti non riescono a capire quando il progetto si può reputare terminato
Questi dati dovrebbero far molto riflettere in merito al come impostare un progetto di software gestionale.
In Digital Stuff prendiamo molto seriamente il processo di raccolta dei requisiti e delle specifiche. Ad oggi, abbiamo un tasso di completamento del 100% per i nostri progetti di sviluppo di software gestionale e applicazioni web. Siamo meticolosi nella fase di definizione delle specifiche e impieghiamo solo sviluppatori senior qualificati.
È importante tenere presente che, come dicevamo all’inizio, un prezzo fisso generalmente comporta un ambito fisso per il progetto. Un cambiamento di programma comporta una modifica del prezzo (e talvolta della tempistica del progetto).
Potreste non essere in grado di permettervi queste modifiche se il vostro budget è già stato fissato o se il vostro progetto richiede tempistiche di realizzazione molto veloci.
Non è raro che gli sviluppatori di software gestionale scoprano nuove opportunità nel corso del progetto. Può trattarsi di requisiti mancati, di un problema con una libreria o un’API di terze parti o di nuove innovazioni, ecc.
Per questo può essere saggio prevedere un budget extra; in genere consigliamo di accantonare un 10-20% opzionale, per ogni evenienza.
Per i progetti che richiedono flessibilità, come quelli di ricerca e sviluppo, un prezzo fisso non è praticabile, ci sono troppi aspetti variabili.
Affinché un preventivo per un software gestionale a prezzo fisso abbia successo, ogni “sprint”* deve essere pianificato nei minimi dettagli. Non si deve lasciare nulla di intentato; anche in questo caso, se i piani dovessero cambiare, occorrerebbe rinegoziare i costi o attenersi alle linee guida iniziali.
(* Gli “sprint” sono talvolta chiamati fasi, stadi, cicli, versioni, iterazioni, ecc. Si tratta di piccole fasi di sviluppo che compongono il progetto.)
Se siete aperti a variazioni di prezzo, il vostro progetto potrebbe essere più adatto a un approccio più flessibile.
A meno che il vostro progetto di software gestionale non abbia una durata stimata di solo poche settimane, è prassi comune sviluppare il software gestionale in sprint. Una mancanza di dettagli o di caratteristiche mancanti potrebbe lasciarvi con un progetto incompleto.
Se non potete permettervi di finire il progetto, avete subito una perdita del 100% e il prezzo fisso vi si è ritorto contro. È saggio leggere l’intero preventivo (o la proposta/specifica del software gestionale) per assicurarsi che sia quello che avevate in mente. Una volta soddisfatti, il gioco è fatto!
In che modo le società che realizzano software gestionale gestiscono i progetti con un preventivo a prezzo fisso?
Quando si accetta un prezzo fisso per il progetto, il rischio finanziario viene spostato sulle aziende che se ne prendono carico.
Perché? Perché se qualcosa va storto, il progetto può comportare una perdita. Ad esempio, se le stime dell’azienda sono sbagliate, il tempo a disposizione potrebbe esaurirsi prima del completamento del progetto. In questo caso il progetto fallisce, la società di sviluppo di software gestionale lo porta a termine con un margine ridotto (o addirittura in perdita), oppure il cliente deve pagare di più.
Le aziende di software gestionale possono gestire questo problema in vari modi. Di solito, si tratta di un aumento delle stime prima dell’inizio del progetto. A volte, se il progetto è in corso e se la pressione è alta, si deve in qualche modo trovare una soluzione che però ha delle conseguenze sul progetto.
Quando i costi di un progetto di software gestionale sono fissi, le opzioni sono limitate. O si riduce l’ambito del progetto per adattarlo ai tempi e al budget, o la qualità del software gestionale ne risente.
Ma come succede anche in altri ambiti, la qualità del software viene ricordata molto dopo che il prezzo è stato dimenticato.
Stime aumentate: come le aziende di software gestionale tengono conto dell’incertezza nei preventivi
Non è raro che le stime del software gestionale vengano moltiplicate per un “fattore di incertezza“. Di solito questo viene fatto con le migliori intenzioni. Ogni sviluppatore di software gestionale sa che ogni progetto comporta un certo livello di incertezza.
Nel caso di software gestionali creati su misura, l’avvio dello stesso progetto pochi mesi dopo la firma del contratto con lo stesso team può partire con regole diverse. Questo perché le tecnologie e le best practice sono in continua evoluzione. Pertanto, è prassi comune supporre che si presentino diverse incognite di progetto. Dopo tutto, un progetto fallito non è nell’interesse di nessuno.
In alcuni casi, le Web Agency possono aggiungere il 10-20% alle loro stime. Nei casi in cui l’incertezza è molto più elevata, le agenzie possono aumentare le loro stime fino a 2-3 volte!
Ciò può essere dovuto alla mancanza di dettagli nel piano di progetto, all’elevata complessità o alla necessità di ricerca e sviluppo.
E cosa succede quando il progetto richiede solo la metà del tempo previsto (o meno)? Beh, un prezzo fisso è un prezzo fisso!
Per ottenere stime molto accurate, potreste rivolgervi a un’azienda che realizza software gestionali simili in continuazione. Tuttavia, nel mondo del software gestionale su misura, questa possibilità è rara da trovare. Questo perché è comune sviluppare software gestionale su misura quando qualcosa non è mai stato fatto prima.
Con una ricerca sufficiente, è possibile trovare un’azienda di sviluppo di software gestionale custom che abbia già lavorato con i vostri requisiti. Tuttavia, è possibile che abbiano una clausola di non concorrenza con un concorrente. In caso contrario, potrebbe essere una buona opzione per il vostro progetto. Ma può essere difficile fare meglio della concorrenza utilizzando lo stesso fornitore.
Mi spiego meglio. Un’azienda di sviluppo di software gestionale focalizzata su un singolo mercato / target probabilmente risolve lo stesso problema (o gli stessi problemi) in modo ripetitivo. Ciò significa che probabilmente guadagnano vendendo più o meno la stessa soluzione ogni volta. Il vostro progetto avrà maggiori probabilità di successo se lavorerete con un’azienda che ha una soluzione collaudata. Ma se volete innovare, allora le stesse aziende potrebbero non essere la scelta migliore per il vostro progetto di software gestionale.
In alternativa, potete lavorare con un fornitore di software gestionale che ha lavorato su progetti o funzionalità simili. Avranno conoscenze collaudate e la loro esperienza intersettoriale potrà aiutarvi a superare la concorrenza.
Perché la fiducia è importante per il successo dei progetti software gestionale a prezzo fisso
Se la stima della società di software gestionale è sbagliata, un prezzo fisso può incentivare a ridurre la qualità del prodotto finale. Questo può accadere se l’azienda rischia di perdere profitti e il tempo a disposizione per il progetto sta per scadere. In questo caso, vi ritroverete con un’applicazione web (o un software gestionale) di qualità inferiore a quella prevista. E quando la società di software gestionale è in perdita sul progetto, nessuno ci guadagna.
In casi estremi, l’azienda dovrà rinviare o abbandonare completamente il progetto. Dovrà dare priorità ad altri progetti paganti per far fronte ai costi operativi correnti. Se il vostro fornitore non può pagare il personale o l’affitto, tutti i suoi clienti ne risentono e anche la sua attività è in pericolo.
Cosa fare se il progetto rischia di essere abbandonato o rinviato a tempo indeterminato? È importante assicurarsi che il codice sorgente (e i relativi diritti d’autore) vengano trasferiti a voi. Senza di essi, non sarete in grado di continuare il vostro progetto con una nuova società di software gestionale.
I tagli (o le funzionalità mancanti) possono derivare anche da una mancanza di comunicazione (o di chiarimenti). In un progetto di sviluppo di software gestionale a prezzo fisso, gli sviluppatori possono essere riluttanti a fornire aggiornamenti. Gli aggiornamenti regolari del progetto possono portare a chiarimenti, perfezionamenti e, infine, a cambiamenti. Nei progetti di software gestionale agile, questo è considerato un aspetto positivo. Ma quando il prezzo del progetto è fisso, lo sviluppo può trasformarsi in un rigido “esercizio di spunta”.
Quel che è peggio è che le aziende di sviluppo di software gestionale a volte abbassano di proposito i costi dei progetti solo per aggiudicarsi un contratto. A quel punto, devono fare affidamento sulla fallacia dei costi irrecuperabili per bloccare il progetto a lungo termine. Il confronto tra diversi preventivi a prezzo fisso può aiutarvi a identificare queste situazioni a rischio.
I prezzi fissi possono incoraggiare le aziende senza scrupoli a massimizzare i margini di profitto puntando sulla bassa qualità. Se l’azienda ritiene che il progetto sia “condannato in ogni caso”, potrebbe non impegnarsi a fondo. Anche se si tratta di un caso estremamente raro, è bene essere prudenti nella scelta del fornitore di software gestionale.
Senza una persona preparata a valutare le proposte che l’azienda di sviluppo di software gestionale vi farà, è probabile che non ci si accorga che il progetto è stato costruito con dei tagli fino a quando non sarà troppo tardi. La comunicazione frequente con il fornitore di software gestionale aiuta, ma è sempre necessario un elemento di fiducia.
Che cosa si può fare per evitare di mettere a repentaglio la qualità del progetto e aumentare troppo le stime di un progetto a prezzo fisso?
Il modo migliore per evitare stime di costo eccessivamente elevate consiste nel pianificare i progetti di software gestionale a prezzo fisso con il maggior numero di dettagli possibile.
Di solito questo viene fatto con sessioni scadenzate di consulenza che mirano a fare il più possibile chiarezza sul progetto. A seconda della durata di queste sessioni (o del numero di sessioni necessarie), queste sessioni potrebbero essere a pagamento.
Noi di Digital Stuff offriamo gratuitamente i primi incontri. In seguito, ci scambiamo ulteriori informazioni via e-mail e con una telefonata di follow-up. Se desiderate prenotare un incontro gratuito, contattateci qui.
È importante che le specifiche del vostro software gestionale siano il più possibile accurate fin dall’inizio.
Confrontare più preventivi a prezzo fisso, più o meno allo stesso costo, può essere utile. Con un numero sufficiente di preventivi (onesti), vi accorgerete se avete ricevuto un preventivo gonfiato. I preventivi che risultano significativamente più bassi devono essere esaminati con attenzione.
Per completezza, nei nostri progetti “tempo e materiali”, spesso concordiamo una tempistica stimata e costi approssimativi. All’inizio del progetto programmiamo delle giornate di “ricerca” per perfezionare la proposta, chiarire i dettagli e risolvere le incognite. Questo metodo funziona bene per i progetti in cui è necessario scoprire e perfezionare l’adattamento giusto attraverso uno sviluppo e un feedback continui.
Gli sprint di sviluppo più brevi riducono al minimo i rischi e le incognite del progetto.
Gli sprint di sviluppo più lunghi presentano più incognite e richiedono una pianificazione più dettagliata. Per questo motivo, è opportuno che gli sprint di sviluppo a prezzo fisso siano il più corti possibile. Sono più facili da pianificare e, se una stima è sbagliata, l’impatto sulla tempistica del progetto è molto minore.
Per i progetti a prezzo fisso, consigliamo di attenersi a sprint di sviluppo di circa 1-3 settimane. Quattro settimane al massimo. Se necessario, la maggior parte delle funzionalità può essere suddivisa in più fasi.
La flessibilità del progetto, infine, è una considerazione importante. A mio avviso, la capacità di rispondere ai cambiamenti è parte integrante del successo di ogni progetto di software gestionale custom. È per questo che è stata creata la metodologia Agile. I progetti a prezzo fisso devono essere un po’ flessibili, con cicli di sviluppo più brevi e sprint di feedback prestabiliti. Tuttavia, per loro stessa natura, sono progettati per essere rigidi.
Sviluppo “timeboxed”: un’alternativa ai progetti tradizionali a prezzo fisso
Una buona alternativa ai progetti tradizionali a prezzo fisso è rappresentata dal metodo del timeboxing del progetto di sviluppo. Si concorda una tempistica fissa basata sul budget e sulla tariffa giornaliera dell’azienda. Lo sviluppatore si impegna a consegnare quanto più possibile entro tale lasso di tempo. In genere si basa su un ordine di priorità.
Ad esempio, supponiamo che il vostro budget sia di 20.000€ e che la tariffa dell’azienda sia di 500€ al giorno. Si tratta di circa due mesi (40 giorni) di tempo di sviluppo per ottenere il massimo risultato possibile.
Il timeboxing funziona particolarmente bene per i progetti con 1-2 funzioni principali e molte altre minori.
Funziona bene anche per i progetti che possono fornire un valore commerciale o un ritorno sull’investimento (ROI) fin dall’inizio. Si sviluppano prima le funzionalità a più alto impatto, si dà priorità al ROI e si punta a creare il software gestionale migliore per il proprio budget.
Un buon caso d’uso è rappresentato dalle aziende che compilano regolarmente una serie di moduli di revisione. È logico che alcuni audit abbiano un impatto aziendale maggiore di altri. Per questo motivo, si stabiliscono le priorità delle funzionalità (audit) utilizzando una matrice impatto-sforzo:
Concentrarsi su funzionalità ad alto impatto e a basso sforzo consente di rispettare il budget e di risolvere i problemi più importanti. Potrete avere la botte piena e la moglie ubriaca!
Naturalmente, questo funziona solo con i progetti in cui è possibile rimandare alcune delle funzionalità di valore inferiore fino al raggiungimento del ROI. Una volta ottenuto il ritorno, potete permettervi di investire nella serie di funzionalità successive. In questo modo si crea un progetto sostenibile a lungo termine per la vostra azienda.
Affinché un progetto software gestionale personalizzato funzioni, è necessario che tra cliente e fornitore esista un elemento di fiducia. Molto spesso, un preventivo a prezzo fisso è un tentativo di sopperire ad un rapporto cliente-fornitore povero di fiducia. Ma se questi sono i presupposti, non dovreste forse trovare un altro fornitore (o un altro approccio)?
Qual è il modo migliore per creare un rapporto di fiducia con una nuova società di sviluppo di software gestionale? Controllate le loro recensioni, chiedete loro una dimostrazione dei lavori precedenti e passate un po’ di tempo a lavorare insieme sulle specifiche del software gestionale.
Approccio time-based
Ottenere un preventivo a prezzo fisso può sembrare una buona idea per iniziare il progetto e testare le acque, e in molti casi può esserlo. Ma se decidete di far crescere il progetto a lungo termine, la società di sviluppo di software gestionale potrebbe suggerire una ricostruzione completa. Un approccio a tempo potrebbe essere utile in questo caso: i costi possono essere fissati nelle fasi sperimentali del progetto.
Le decisioni tecniche prese nelle prime fasi di un progetto di un software gestionale possono avere un impatto enorme sui costi di manutenzione futuri. Con l’evolversi della tecnologia nel tempo, queste decisioni iniziali accumulano un “debito tecnico”. Se il vostro progetto è stato costruito con un budget limitato, potrebbe non essere costruito per durare.
I prezzi fissi possono funzionare per progetti di software gestionale brevi e di bassa complessità. O per progetti in cui tutti i requisiti sono noti in anticipo.
Ma che dire di progetti complessi che devono evolversi attraverso test, feedback degli utenti e sperimentazioni? Consiglio di trovare un fornitore di “tempo e materiali” di cui ci si possa fidare. Assicuratevi solo che possa dimostrare di avere le carte in regola per portare la vostra idea di software gestionale sul mercato.
Siete ancora convinti di aver bisogno di un preventivo per software gestionale a prezzo fisso e con un ambito prestabilito? Potete comunque utilizzare quanto illustrato in questo articolo per valutare le proposte ricevute. Assicuratevi di ottenere più preventivi (3-5) da diversi fornitori di software gestionale. Se volete che arrivino allo stesso punto di prezzo, dovrete fornire un’indicazione del vostro budget.
Speriamo che questo articolo abbia fatto luce su alcuni fattori chiave da considerare quando si ottiene un preventivo per un software gestionale a prezzo fisso. Se avete già ottenuto i vostri preventivi, saremo lieti di passare un po’ di tempo con voi per darvi una seconda opinione. In alternativa, potete approfittare del nostro incontro iniziale gratuito contattandoci qui.
